Меню

Как настроить присутствие в outlook



Настройка личных параметров

Моя учетная запись

  • Учетное имя. Введите имя своей учетной записи пользователя. Например, someone@example.com.
  • Дополнительно. Нажмите кнопку Дополнительно, чтобы настроить подключение к серверу Microsoft Office Communications Server. Настройки обычно выставляются автоматически или устанавливаются системным администратором.
  • Автоматически запускать вместе с Windows. Выберите этот параметр, чтобы автоматически выполнять вход и запускать программу Communicator при каждом входе в Windows.
  • Автоматически открывать список контактов при запуске программы Communicator. Выберите этот параметр, чтобы при каждом запуске программы Communicator открывался список контактов. Если этот параметр не выбран, то при запуске программы Communicator в области уведомлений Windows (на панели задач) появляется значок программы Communicator.

К началу страницы

Состояние

  • Устанавливать состояние «Неактивен», если я не работаю на компьютере более. Выберите период простоя (в минутах), по истечении которого устанавливается состояние присутствия «Неактивен». Простой — это время, в течение которого пользователь не выполняет никаких действий на компьютере (не использует клавиатуру, мышь или голосовые команды). Максимальный период простоя — 60 минут.
  • Устанавливать состояние «Нет на месте», если состояние «Неактивен» отображается более. Выберите период простоя (в минутах), по истечении которого устанавливается состояние присутствия «Нет на месте». Простой — это время, в течение которого пользователь не выполняет никаких действий на компьютере (не использует клавиатуру, мышь или голосовые команды).

К началу страницы

Диспетчер личных данных

  • Microsoft Office Outlook. Если этот параметр выбран, функция поиска в программе Communicator, помимо глобального списка адресов, использует в качестве источника контактов список контактов Office Outlook. Кроме того, если программа Microsoft Office Outlook выбрана в качестве диспетчера личных данных, все параметры в окне диспетчера личных данных (см. далее в разделе) становятся доступны.
    • Отображать оповещение Outlook об отсутствии на работе для контактов на уровнях доступа «Личный», «Группа» и «Организация». Выберите этот параметр, чтобы в поле личного сообщения в программе Communicator отображалось сообщение об отсутствии на работе из Outlook и чтобы сообщение об отсутствии на работе было видно другим пользователям. Чтобы установить сообщение об отсутствии на работе, откройте программу Outlook, перейдите в меню Сервис и выберите параметр Заместитель. Если этот параметр выбран и установлено сообщение об отсутствии на работе, это сообщение будет доступно контактам с уровнем доступа «Личный», «Группа» или «Организация».
    • Обновлять мое состояние присутствия на основе данных календаря Outlook. Выберите этот параметр, чтобы ваше состояние присутствия обновлялось в соответствии с расписанием, установленным в Outlook. Например, если выбран этот параметр, то во время запланированных совещаний автоматически отображается состояние присутствия «Занят». По окончании запланированного периода времени, отведенного на совещание, состояние присутствия автоматически меняется в соответствии с текущим состоянием пользователя.
      • Показывать тему и место совещания для контактов на уровне доступа «Группа». Выберите этот параметр, чтобы контакты (которым назначен уровень доступа «Группа») видели тему и местоположение совещаний, указанных в вашей программе Outlook.
    • Сохранять мои текстовые беседы в папке «Журнал бесед» программы Outlook. Выберите этот параметр, чтобы текстовые беседы отображались в папке журнала бесед программы Outlook.
    • Сохранять мои журналы звонков в папке «Журнал бесед» программы Outlook. Выберите этот параметр, чтобы записи о входящих и исходящих звонках сохранялись в папке журнала бесед программы Outlook.
    • Определение беседы

      Любая попытка начать текстовую беседу считается беседой и заносится в папку журнала бесед программы Outlook. Например, если отправить мгновенное сообщение пользователю и пользователь не ответит, запись о беседе все равно появится в папке журнала бесед.

      Определение звонка

      Звонок — это сеанс связи с использованием любого типа звука. Попытка выполнить аудио- или видеозвонок или перевести сеанс обмена мгновенными сообщениями в звонок считается звонком, даже если абонент на него не ответил.

      Определение начала беседы или звонка

      Беседа или звонок начинаются при выполнении одного из следующих действий:

      • при отправке приглашения на текстовую беседу другому пользователю;
      • при принятии приглашения на текстовую беседу от другого пользователя;
      • при получении аудио- или видеозвонка (независимо от того, был ли он принят);
      • при выполнении аудио- или видеозвонка.

      Определение конца беседы или звонка

      Беседа или звонок заканчиваются, когда происходит одно из следующих событий:

      • пользователь закрывает окно беседы (с помощью пункта меню Файл > Закрыть или кнопки Закрыть);
      • истекает 10-минутный период бездействия во время беседы;
      • аудио- или видеозвонок заканчивается или перенаправляется;
      • пользователь выходит из программы Communicator, или прерывается подключение к серверу.

      Источник

      Создание сообщения об отсутствии на рабочем месте с помощью правил

      Оставайтесь на связи и делайте все вовремя

      С помощью Outlook вы можете все делать вовремя и упорядочить свою жизнь.

      Не все учетные записи поддерживают автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте). Если вы не видите кнопки «Автоматические ответы», значит, эта функция недоступна для вашей учетной записи. Но если на время своего отсутствия вы оставите запущенным приложение Outlook, то сможете использовать правила для автоматического ответа на сообщения электронной почты. С помощью правил также можно автоматически пересылать сообщения в другую учетную запись, помечать их как прочитанные или перемещать в папку. Дополнительные сведения об использовании правил см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

      Использование правил для ответа на входящие сообщения, когда вас нет на месте

      Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:

      Если вы видите кнопку Автоматические ответы, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook. В противном случае выполните указанные ниже действия, чтобы создать шаблон для ответа на все полученные сообщения и настроить Outlook.

      Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

      Создайте сообщение в Outlook.

      Введите тему и текст шаблона.

      Выберите Файл > Сохранить как.

      Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

      Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.

      В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.

      Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте

      Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

      В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

      Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.

      В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.

      На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

      В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

      Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

      При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

      Присвойте правилу имя, например «Нет на работе».

      По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

      Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.

      Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

      Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

      Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

      Создайте сообщение в Outlook.

      Введите тему и текст шаблона.

      Выберите Файл > Сохранить как.

      Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

      Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.

      В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.

      Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте

      Выберите Сервис > Правила и оповещения.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

      В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

      Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.

      В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.

      На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

      В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

      Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

      При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

      Присвойте правилу имя, например «Нет на работе».

      По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

      Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.

      Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

      Выберите Сервис > Правила и оповещения.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

      Источник

      Изменение состояния присутствия в Lync

      Существуют такие состояния присутствия: «В сети», «Занят», «Нет на месте» и «Не беспокоить». Ваше состояние зависит от мероприятий в календаре Microsoft Outlook или в Lync. Например, если в Outlook на текущее время назначено собрание, то в Lync отображается состояние «На собрании». Во время голосового или видеозвонка в Lync индикатор присутствия становится красным, указывая, что вы заняты, а состояние изменяется на «Говорю по телефону». Состояние присутствия можно установить вручную, чтобы сообщить пользователям, как с вами лучше связаться (если это возможно). В сведения о присутствии можно также добавить личную заметку, которая будет отображаться в вашем списке контактов и на вашей карточке контакта. Благодаря этому людям будет доступно больше сведений о том, чем вы в данный момент занимаетесь.

      Изменение состояния присутствия

      Нажмите раскрывающуюся стрелку меню состояний под вашим именем в главном окне Lync, а затем выберите состояние, которое будет отображаться для других людей.

      Чтобы отменить заданное вами состояние и сделать так, чтобы приложение Lync автоматически обновляло его, откройте меню состояния и выберите пункт Сбросить состояние.

      Выбор подходящего состояния

      Состояние присутствия должно отражать реальное положение дел. В следующей таблице указаны возможные состояния присутствия, а также описано, что они значат и как их установить.

      Совет: Состояния присутствия заданы в Lync предварительно. Это означает, что создать собственные состояния нельзя. Но вы можете предоставить контактам более подробные сведения о том, где вы находитесь и чем занимаетесь, добавив личную заметку. Подробнее см. в следующем разделе.

      Как установить состояние

      В сети

      Вы в сети и можете общаться.

      Lync задает это состояние, если вы работаете на компьютере. Кроме того, это состояние можно установить, чтобы другие пользователи знали, что вы в офисе, хотя ваш компьютер неактивен.

      Занят(-а)

      Вы заняты и не хотите, чтобы вас отвлекали.

      Lync задает это состояние, если у вас на текущее время назначена встреча в календаре Outlook. Кроме того, это состояние можно установить, нажав стрелку раскрывающегося списка.

      Говорю по телефону

      Вы участвуете в звонке Lync (двустороннем звонке) и не хотите, чтобы вас отвлекали.

      Lync устанавливает это состояние, если вы участвуете в звонке Lync.

      На собрании

      Вы на собрании и не хотите, чтобы вас отвлекали.

      Lync устанавливает это состояние, если вы участвуете в собрании Lync или на текущее время у вас назначено собрание в календаре Outlook, если вы используете Outlook.

      На конференции

      Вы участвуете в конференции Lync (собрании Lync со звуком) и не хотите, чтобы вас отвлекали.

      Lync задает это состояние, если вы участвуете в конференции Lync.

      Презентация

      Вы проводите презентацию и не хотите, чтобы вас отвлекали.

      Lync задает это состояние, если вы предоставляете общий доступ к экрану или ваш компьютер подключен к проектору.

      Не беспокоить

      Вы не хотите, чтобы вас отвлекали, и согласны принимать уведомления о беседах только от участников своей рабочей группы.

      Это состояние можно задать, нажав стрелку раскрывающегося списка.

      Скоро вернусь

      Вам нужно отойти от компьютера на несколько минут.

      Это состояние можно задать, нажав стрелку раскрывающегося списка.

      Неактивен/Нет на месте

      Вход в систему выполнен, но вы не пользовались компьютером или он был неактивен в течение определенного (заданного вами) времени.

      Если компьютер простаивает в течение пяти минут, программа Lync задает состояние «Неактивен», а по прошествии еще пяти минут — состояние «Нет на месте». Чтобы изменить эти значения по умолчанию, нажмите кнопку Параметры , выберите пункт Состояние и воспользуйтесь стрелками рядом с надписями Отображать состояние «Неактивен», если компьютер не используется в течение указанного времени (мин.) и Отображать состояние «Нет на месте», если состояние «Неактивен» сохраняется в течение указанного времени (мин.). Кроме того, это состояние можно задать, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.

      Не на работе

      Вы не на работе и не можете общаться.

      Это состояние можно задать, нажав стрелку раскрывающегося списка.

      Не в сети

      Вы не вошли в систему. Состояние «Не в сети» отображается также для тех пользователей, для которых вы заблокировали просмотр вашего состояния.

      Lync устанавливает это состояние, когда вы выходите из системы.

      Неизвестно

      Сведений о присутствии нет.

      Это состояние может отображаться для контактов, которые не используют Lync для обмена мгновенными сообщениями.

      Примечание: Если в Outlook включено уведомление об отсутствии на рабочем месте, заметка, написанная в Outlook, отображается также и в Lync, а рядом с состоянием присутствия (под вашей фотографией) появляется красная звездочка (*).

      Добавление и удаление личной заметки

      Чтобы подробнее рассказать о том, где вы находитесь и чем заняты, введите в верхней части главного окна Lync личную заметку, например «Работаю дома». Заметка отображается в вашей карточке контакта, и вы можете изменить ее в любое время.

      Добавление личной заметки

      В главном окне Lync щелкните расположенное над вашим именем поле заметки и введите необходимый текст, например «Работаю дома» или «Срочная работа. Пожалуйста, пишите мгновенные сообщения».

      Удаление личной заметки

      Нажмите заметку над вашим именем, нажмите клавишу BACKSPACE, а затем нажмите ВВОД. В поле вновь появится сообщение по умолчанию «Что происходит сегодня?»

      Включение и отключение уведомления об отсутствии на рабочем месте

      Если учетная запись Lync синхронизируется с календарем Outlook, то после включения в Outlook уведомления об отсутствии на рабочем месте оно отображается в Lync в качестве личной заметки. Например, его можно настроить, отправляясь в отпуск, и указать в нем любые полезные сведения (например, можно ли с вами связаться по почте и к кому обращаться в ваше отсутствие). Это уведомление будет добавлено в вашу карточку контакта и списки контактов других пользователей. Не забудьте отключить его, вернувшись из отпуска.

      Важно: Вернувшись из отпуска, не забудьте отключить уведомление об отсутствии на рабочем месте. Это можно сделать только с помощью Outlook. В Lync нет такой функции.

      Отключение уведомления в Outlook

      Откройте в Outlook вкладку Файл, нажмите кнопку Автоответы, выберите команду Отправлять автоответы, введите уведомление об отсутствии на рабочем месте и задайте расписание его отображения.

      Как отключить это уведомление в Outlook, чтобы оно не отображалось в Lync

      Откройте в Outlook вкладку Файл и нажмите кнопку Отключить на панели «Автоответы» (пока заметка исчезнет из Lync, может пройти до 30 минут).

      Как синхронизировать учетные записи Lync и Outlook

      В главном окне Lync нажмите кнопку Параметры.

      В окне Lync — параметры выберите категорию Личные.

      Установите флажок Обновлять мое состояние присутствия на основе данных календаря.

      Чтобы синхронизировать учетные записи Lync и Outlook, установите флажок Отображать мое состояние «Нет на месте» для контактов на уровнях конфиденциальности «Друзья и семья», «Рабочая группа» и «Коллеги».

      Источник

Читайте также:  Как настроить dvr для удаленного просмотра