Меню

Как настроить права для пользователей у документов в 1с



Совет: Настройка прав доступа в 1С – Как настроить права пользователя 1С:Бухгалтерии 8.3?

Программы 1С 8.3 позволяют гибко регулировать и настраивать права пользователей в программе. Например, в программе 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) некоторым сотрудникам достаточно иметь доступ к документам продажи и основным справочникам, в то время как главный бухгалтер должен иметь доступ к управлению учетной политикой организации. Управление пользователями программы и их уровнем доступа находится на панели «Администрирование», пункт «Настройки пользователей и прав»

Здесь вы можете по ссылке «Пользователи» увидеть список всех пользователей программы.

Здесь список всех пользователей программы – вы можете отредактировать права доступа уже существующего пользователя или создать нового пользователя со своими правами. Изменить права пользователя можно, нажав на кнопку «Права доступа».

Здесь в списке отображаются предустановленные профили пользователя. Профиль пользователя – это набор прав, каждому пользователю может быть назначено сразу несколько профилей пользователя.

В программе есть ряд предустановленных профилей пользователя, которые соответствуют функционалу некоторых сотрудников, работающих с информационной базой 1С 8.3:

  • Администратор – полные права пользователя, возможность изменять любые настройки и учетную политику, включает в себя все остальные права;
  • Главный бухгалтер – полный доступ к учетным данным и возможность изменять учетную политику и реквизиты организации;
  • Бухгалтер – доступ к учетным данным, без возможности изменения реквизитов и учетной политики;
  • Менеджер по продажам – создание и изменение документов покупателей, данных контрагентов и номенклатуры;
  • Открытие внешних отчетов и обработок – соответственно право открывать внешние отчеты и обработки;
  • Синхронизация данных с другими программами – доступ к средствам мониторинга и синхронизации данных с другими программами 1С;
  • Только просмотр – доступ к учетным данным без возможности вносить любые изменения.

В предустановленных профилях нельзя изменять конкретные права, можно их лишь посмотреть. Чтобы гибко настроить права профиля, необходимо создать новый. Чтобы назначить права в новый профиль или просмотреть назначенные права предустановленного профиля, вернитесь обратно в окно «Настройки пользователей и прав» и перейдите по ссылке «Профили групп доступа».

В списке отображаются все существующие профили, здесь можно добавить новый профиль по кнопке «Создать» и изменить существующий (или просмотреть права предустановленного профиля), по кнопке «Изменить» в контекстном меню.

Появится окно, где галочками можно отметить необходимые права (если отображаются не все права, нажмите на кнопку «Только выбранные»). После того, как вы закончите настройку профиля, документ можно записать и закрыть, после чего его можно использовать для настройки прав пользователя.

Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Источник

Настройка прав в 1С Документооборот. Инструкция по применению.

Редко, когда в организации все пользователи должны иметь одинаковый доступ к документам. В первую очередь, это, конечно, вопрос информационной безопасности, но и не последнюю роль играет этический момент. Программа 1С Документооборот позволяет гибко настроить права доступа к документам, чтобы избежать утечки информации и уберечь информацию от любопытных сотрудников. Сегодня мы подробно пошагово расскажем про настройку прав и все имеющиеся нюансы, которые стоит учесть.

Инструкция по настройке прав в 1С Документооборот

Перейдя в раздел «Настройка и администрирование» можно увидеть группу команд «Права доступа», в которой представлен доступ к основным настройкам прав пользователей.

Перед тем как начать рассматривать каждый из представленных в этом разделе пунктов, перейдем в «Настройки программы» и выберем «Права доступа».

Именно в этом меню включается настройка прав пользователей. Если убрать галочку «Ограничивать права доступа», то у всех пользователей будет доступ ко всем документам базы. Программой пользуются только доверенные лица с одинаковыми правами? Тогда на этом шаге вы можете и остановиться. Для более распространенных ситуаций мы предлагаем двигаться дальше.

В окне настройки прав доступа следует особое внимание уделить пунктам «Специальные разрешения» и «Используемые разрезы доступа». В данном примере разрезов доступа 9, но если не будет включен учет по организациям, то и в разрезах доступа «Организации» не будут присутствовать, аналогично и с другими разрезами доступа. Пункты, выбранные в этом меню, будут доступны для настройки в политиках доступа.

Читайте также:  Как настроить камеру заднего вида приора

Переходим в «Политики доступа» (Настройка и администрирование – Политики доступа).

В данном окне мы видим выбранные разрезы доступа. Открыв нужный разрез, можно установить права пользователей на чтение, редактирование или регистрацию документов.

Обратите внимание! Если в политике доступа проставить пользователю уровень доступа «Чтение» для определенного документа, то даже указав в настройках папки разрешение на редактирование документа, возможности редактировать документ у пользователя не будет. Аналогично и для роли: если проставить пользователю роль «Регистрация внутренних документов», но в политике доступа для данного документа не установить уровень доступа «Регистрация», то пользователь не сможет регистрировать документ.

Поскольку в настройках прав доступа мы указали «Специальные разрешения» и «Локальные администраторы», то эти вкладки появились в политике доступа.

Специальные разрешения удобно использовать в тех случаях, когда пользователь относится к некоторой рабочей группе, для которой уже установлены уровни доступа, но конкретно ему надо либо добавить прав, либо наоборот доступ закрыть (или разделить один и тот же доступ по организациям и тд). Например, речь может идти об отделе и его руководителе или специалистом, которому необходим более полный доступ к документам. При добавлении специального разрешения, общие разрешения по выбранному предмету для пользователя не будут действовать.

Вторым глобальным инструментом для настройки прав являются «Полномочия» (Настройка и администрирование – Полномочия). Полномочия удобно настраивать в соответствии с должностями или выполняемыми функциями. Например, можно назвать полномочия «Сотрудник отдела закупок», дать права на внесение документов по закупкам, и проставлять данные полномочия пользователям, находящимся в отделе закупок.

В случае если все сотрудники отдела закупок добавляют только внутренние документы, а один еще и исходящие, то удобно будет создать полномочия «Работа с исходящими документами» и проставить их пользователю.

Каждое из полномочий состоит из набора ролей, чьи названия отражают их назначение. Поскольку ролей очень много и описывать, что именно делает каждая из них, большого смысла не имеет, то советуем опираться на название, а если по названию не очевидно, что делает конкретная роль, то заходить в конфигуратор и смотреть интересующие моменты.

Удобным инструментом для определения доступа к документу, а также проверки корректности настройки прав доступа, служит функция «Права доступа». Она доступна из меню «Ещё» того объекта, права доступа к которому необходимо проверить.

Для этого открываем документ, нажимаем «Ещё», выбираем «Права доступа».

В результате откроется окно, в котором видно список пользователей, имеющих права доступа к данному документу. Если нажать «Обновить», то появится вкладка «Данные для расчета прав».

На вкладке «Данные для расчета прав» есть строка «Неограниченные права». С её помощью можно увидеть отчет, в котором будет показан список пользователей, имеющих неограниченные права на данный объект, а также будет указана роль, дающая такие права. Хочу напомнить, что неограниченные права, назначенные полномочиями, нельзя ограничить настройками доступа папок, рабочими группами или чем-либо ещё.

После настройки политик доступа и полномочий, переходим на вкладку «Нормативно-справочная информация» и выбираем «Рабочие группы».

Рабочие группы предназначены для объединения пользователей в группы с одинаковыми правами. Каждому из участников рабочей группы будет проставляться та политика доступа и те полномочия, которые выбраны для данной группы (для этого нажимаем «Полномочия и разрешения, и выбираем из ранее настроенных).

Если настроить рабочие группы в соответствии с должностями, имеющимися в организации, то при добавлении нового пользователя будет достаточно поместить его в выбранную рабочую группу, и права будут сразу проставлены соответственно занимаемой должности.

Также просмотреть список доступных конкретному пользователю ролей и полномочий можно прямо из карточки пользователя. Для этого заходим в справочник «Пользователи», расположенный в разделе «Настройка и администрирование» и выбираем из списка нужного пользователя.

Читайте также:  Как настроить управление геймпадом в pubg mobile

В открывшейся карточке пользователя нажимаем «Группы и полномочия», в результате чего появляется данное окно. Открыв выбранные полномочия, можно сразу просмотреть доступные пользователю роли.

Далее идем в раздел «Документы и файлы», выбираем «Документы внутренние». В списке документов выбираем «Ещё» — Просмотр – По папкам. В результате данного действия будут видны папки документов.

Дважды щелкнув на нужную папку, открываем форму изменения папки.

Выбираем «Настройка прав». В данном списке можно выбрать конкретных пользователей или группы, настроить для них права на чтение, изменение и удаление. Если пользователь входит в группу, которой дано право на чтение, но отдельной строкой для этого пользователя проставлен запрет, то доступ пользователю будет запрещен.

Помимо настройки прав доступа в папке, полномочий и ролей, политик доступа, существует справочник «Настройки доступности по состоянию».

Данный справочник настраивает доступность видов документов для пользователей и групп пользователей в зависимости от текущего состояния документа. Если требуется дать права на редактирование на время согласования только определенной группе лиц (запретив доступ остальным), а после согласования – запретить редактирование совсем, то это можно сделать именно с помощью данного справочника.

Во вкладке «Виды документов» можно указать к каким документам будет относиться данное правило, на вкладке «Пользователи» — указать пользователей или группы пользователей, на вкладке «Доступность полей» выбирается возможность редактирования полей документов в зависимости от состояния документа. Данная настройка не распространяется на пользователей с неограниченными правами.

Распределяйте права с умом

Если для небольших компаний настройка прав не занимает много времени, то вот крупным организациям придется туго. Для того, чтобы не запутаться в настройках и не допустить опасных ошибок, лучше всего заранее продумать всю систему прав доступа и просчитать какому специалисту в каких случаях и какой именно доступ необходимо предоставлять. После того, как вы разработаете точные правила с учетом всех должностей и отделов, можно будет без труда настраивать права даже при смене тех или иных сотрудников.

Если вы не можете себе позволить отрываться от остальных бизнес-задач и не хотите брать отдельного специалиста в штат (что, с учетом зарплаты, организации рабочего места и выплаты больничных/отпускных может быть нецелесообразным) имеет смысл обратиться за услугами по удаленному обслуживанию 1С.

С одной стороны, вам не придется переплачивать, оформляя человека в штат, а с другой вы получите не только оперативные консультации по любому вопросу, но и настройку, доработку, а также многие другие услуги, которые позволят сделать документооборот более эффективным и безопасным.

Источник

Создание и назначение прав в 1С

Работа с программой 1С предусматривает необходимость дачи или изменения прав доступа для пользователей. В основном они касаются создания новых пользователей, изменения их прав или установки ограничений.

Представленная ниже инструкция является универсальной и подойдет для работы с различными программами семейства 1С. Работа с правами доступа осуществляется пользователями через раздел «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав».

Создание в 1С нового пользователя

Для того, чтобы создать нового пользователя, обеспечив ему необходимые права для ведения работы, необходимо в разделе «Администрирование» выбрать вариант «Настройки пользователей и прав».

Через подраздел «Пользователи» осуществляется внесение информации о новом пользователе в системе или проводится редактирование уже существующих профилей. Кроме того, функционал позволяет проводить создание одновременно группы пользователей, обладающих идентичными правами. Управление пользовательскими списками возможно только со стороны участников программы, имеющих права администратора.

Допустим, формируется пользовательская группа «Бухгалтерия», в которой будут присутствовать два новых пользователя.

Для создания группы необходимо нажать на кнопку в виде папки с плюсом. Для нее необходимо указать наименование. В случае, если в базе данных уже имеются пользователи, по своим атрибутам подходящие для отнесения их к категории «Бухгалтера», их можно перенести в созданную группу. С учетом того, что в рассматриваемом примере таких пользователей нет, проводится сохранение данных кнопкой «Записать и закрыть».

Читайте также:  Как настроить внешнюю видеокарту в биосе

Далее осуществляется создание пользователей. Для этого на выбранной группе необходимо кликнуть на «Создать».

Далее указывается имя пользователя, его сокращенный логин для входа в систему и пароль. Работать в системе пользователь сможет только при условии, что у него в настройках выделены галочками функции «Вход в программу разрешен» и «Показывать в списке выбора». В противном случае пройти авторизацию не удастся.

Вариант пользовательской авторизации выбирается как «Аутентификация 1С: Предприятия».

«Режим запуска» выбирается всегда автоматический.

Настройки прав доступа в системе

После того, как пользователь заведен, необходимо ему предоставить права в соответствии с его потребностями. Для этого первоначально потребуется провести запись данных одноименной кнопкой, после чего нажать на «Права доступа».

После этого остается из перечня профилей выбрать вариант «Бухгалтер». Он предполагает стандартный набор допусков, необходимый для работы с программами 1С на указанной должности. Подтверждение операции проводится кнопкой «Записать».

Далее необходимо обратиться к окну «Пользователь (создание)», нажав на кнопку «Записать и закрыть». Аналогичным образом создаются права и для второго новичка. После того, как они созданы, целесообразно зайти под новыми учетными записями и проверить их работоспособность.

При этом стоит учесть, что программа допускает отнесение пользователя одновременно к нескольким группам.

При помощи флажка «Отображать автора документа» указывается, требуется ли указание создателя создаваемого документа или нет.

Права доступа для групп пользователей выбираются по умолчанию из внесенных в программу. В случаях, когда определенные права конкретному сотруднику требуется включить или наоборот закрыть, операция проводится в ручном режиме. Операция проводится с использованием раздела «Профили групп доступа».

Например, необходимо предоставление прав, позволяющих сотрудников пользоваться в режиме просмотра журналом регистрации. Для упрощения процедуры целесообразно сделать копию профиля «Бухгалтер»

После чего внести в него требуемый набор изменений, в данном случае доступ к журналу.

Созданный профиль должен обладать собственным отличным наименованием, например, «Бухгалтер с дополнениями». Далее для созданных ранее пользователей программы проводится замена профиля на новый, с расширенными функциями.

Ограничение прав на уровне записи в программе 1С

Ограничение прав на уровне записи предусматривает введение определенных функциональных ограничений посредством установки соответствующего флажка.

При этом подобная операция требует обязательного подтверждения активации и выдачу предупреждения о негативном воздействии на быстродействие программы. Зачастую можно встретить ситуации, когда для пользователей 1С необходимо ввести ограничения по возможности просмотра документов, относящихся в другой организации. Именно в этом случае применяется настройка доступа на уровне записи.

Для установления настроек необходимо перейти в управление профилем, где зайти в выбранный профиль и обратиться к вкладке «Ограничение доступа».

  • «Вид доступа» — «Организации»
  • «Значение доступа» — «Все разрешены, исключения назначаются в группах доступа»

Остается только «Записать и закрыть».

Далее требуется вернуться в подраздел «Пользователи», где выбрать интересующего сотрудника и кликнуть на «Права доступа» — «Добавить». Далее выбирается из перечня набор организаций, документы по которым будут видны конкретному сотруднику.

Прочие настройки

Среди иных подразделов, доступных в настройках, имеются «Копировать настройки» и «Очистка настроек»», применение которых осуществляется в соответствии с их первоначальным названием. Копирование позволяет устанавливать удобный для себя внешний вид, например, на основе одного созданного справочника выполнить подобным образом и остальные.

«Настройки пользователей» позволяют проводить определенные индивидуальные перенастройки с целью оптимизации работы для конкретного пользователя.

В случае, если провести установку флажка «Разрешить доступ внешним пользователям», система позволит настраивать учетные записи для сторонних клиентов. Например, подобная система необходима при создании интернет-магазинов. При этом права доступа будут устанавливаться идентично работе с пользователями внутри сети.

Источник