Меню

Как настроить напоминания в 1с торговля

«Вторая память», или про текущие дела, напоминания и заметки в «1С: Управление торговлей 11»

О чем эта статья

В статье рассматривается новый механизм прикладного решения «Управление торговлей, ред.11», предназначенный для облегчения работы пользователя – заметки и напоминания:

  • Как настроить программу для использования механизма заметок и напоминаний?
  • Как добавить напоминание?
  • Что представляет собой список напоминаний?
  • Где еще можно увидеть список напоминаний?
  • Как настраивать права доступа к напоминаниям?
  • Как создать новую заметку?
  • Что представляет собой список заметок?
  • Где можно увидеть список всех заметок?
  • Как настраивать права доступа к заметкам?
  • Где можно увидеть список текущих дел пользователя?

Применимость

Статья написана для редакции УТ 11.1. Если вы используете эту редакцию, отлично — прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным. Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи — воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом Вы закрепите материал практикой 🙂

Использование заметок и напоминаний

Так… Главное – ничего не забыть. В 10 надо позвонить клиенту, обсудить с ним состав заказа, поговорить про возможные скидки. А еще договора вчерашние у юриста получить назад. А в 11 поставка придет, надо документы забрать не забыть. Черт, а еще же надо отправить отчет о сделках руководству, срок как обычно – вчера. А где этот номер телефон, я же его куда-то записывал, тут должен быть где-то в этой стопке, а, нет, я стикер на монитор прилепил, желтый вроде, нет, это не тот… Да где же он?

Подобные мысли часто пробегают в голове у многих сотрудников разных предприятий от рядового менеджера до руководителя. Давайте разберемся подробнее, как «1С:Управление торговлей 11» может помочь не забыть о важных делах.

Настройки программы

Включить использование заметок и напоминаний в конфигурации можно в разделе Администрирование – Органайзер, установив соответствующие галочки.

Добавление напоминаний

Чтобы добавить напоминание об определенном документе или справочнике в форме этого объекта необходимо выполнить команду Органайзер – Напомнить.

В открывшемся окне нужно ввести текст напоминания и указать время в поле Напомнить.

Существует несколько вариантов задания времени появления напоминания. Напоминание может появиться однократно в день и время, непосредственно указанные пользователем. Можно выбрать из списка интервал, через который напоминание активизируется, например, через 5 или 10 минут от текущей даты. Также возможно сделать напоминание периодическим, чтобы оно появлялось по заданному пользователем расписанию.

По одному и тому же справочнику или документу возможно установить только одно напоминание. Чтобы исправить ранее введенное напоминание следует воспользоваться той же командой Органайзер – Напомнить и отредактировать его.

Список напоминаний

Когда наступило указанное в напоминании время, в программе открывается список напоминаний. В списке для каждой строки указан текст напоминания и время, на сколько напоминание было просрочено. Двойным щелчком мыши можно открыть документ или справочник, для которого было установлено напоминание.

После нажатия на кнопку Прекратить выбранные напоминания больше не будут показываться пользователю.

При помощи кнопки Отложить все можно приостановить появление напоминаний на определенный период времени.

Мои напоминания

Все напоминания, введенные в систему, можно увидеть в списке Мои напоминания. Открыть его можно в разделе Органайзер при помощи команды Мои напоминания.

Из этой формы можно также прекратить действие напоминаний. Кроме того при нажатии на кнопку Создать можно внести напоминание, не привязанное к какому-либо документу или справочнику.

Права доступа к напоминаниям

Для работы с напоминаниями у пользователя информационной базы должна быть установлена роль «Использование напоминаний».

Создание заметок

Заметки в программе – это вспомогательные текстовые сведения, предназначенные для временного хранения в системе. Например, это может быть адрес электронной почты или номер телефона заказчика, временно записанный в системе вместо листочка бумаги. Позже эту информацию нужно будет внести в справочник, а для быстроты временно можно создать заметку.

Читайте также:  Как настроить сбер pay

Чтобы создать заметку об определенном документе или справочнике в форме этого объекта необходимо выполнить команду Органайзер – Создать заметку.

В следующем окне нужно ввести текстовое описание заметки. Возможно применение элементов визуального оформления текста (цвет, размер шрифта, нумерованный список и т.д.).

В списке заметки могут выделяться различными цветами (поле Цвет на форме).

Мои заметки

Все заметки по данному документу или справочнику можно увидеть, нажав Мои заметки в панели навигации этого объекта.

Администратор системы имеет возможность видеть заметки других пользователей при установке галочки Показывать заметки других пользователей в этом списке. Жирным шрифтом выделяются заметки, отображаемые на рабочем столе.

Список заметок можно отобразить на рабочем столе. Здесь выводятся не помеченные на удаление заметки, у которых установлена галочка Отображать на рабочем столе.

Также с рабочего стола можно ввести новую заметку. Такая заметка не будет связана с каким-либо документом или справочником, составление ее не отличается от рассмотренного выше создания заметки для документа.

Все заметки

Для просмотра всех заметок, введенных в систему, необходимо выполнить команду Органайзер – Все заметки. Заметки выводятся по группам.

В этом списке можно осуществить отбор по цвету и предмету заявки. Жирным шрифтом здесь также выделяются заметки, отображаемые на рабочем столе.

Права доступа к заметкам

Для работы с заметками у пользователя информационной базы должна быть установлена роль «Использование заметок».

Текущие дела

Также на рабочий стол может быть выведена форма Текущие дела.

На ней отображаются задачи, находящиеся в работе. Задачи группируются следующим образом:

  1. Внутренние потребления товаров
    1. Распоряжения на оформление документов в работе
    2. Распоряжения на оформление документов на сегодня
    3. Документы к отгрузке
  2. Доверенности на получение товаров
    1. Распоряжения на оформление
    2. Выданные доверенности
    3. Доверенности, истекающие сегодня
    4. Просроченные доверенности
  3. Договоры с клиентами
    1. Договоры на согласовании
    2. Просроченные договоры
  4. Договоры с поставщиками
    1. Договоры на согласовании
    2. Просроченные договоры
  5. Документы cборки (разборки)
    1. Распоряжения на оформление документов в работе
    2. Распоряжения на оформление документов на сегодня
    3. Документы к сборке (разборке)
  6. Документы поступления товаров и услуг
    1. Распоряжения на оформление в работе
  7. Документы реализации товаров и услуг
    1. Распоряжения на оформление в работе
    2. Распоряжения на оформление на сегодня
    3. Документы к отгрузке
    4. Документы к предоплате
  8. Задания торговым представителям
    1. Задания к подготовке
    2. Задания к оформлению заказов
    3. Просроченные задания
  9. Задачи
    1. Задачи к выполнению
  10. Заказы клиентов
    1. Всего заказов в работе
    2. На сегодня
    3. Просрочена оплата по заказам
    4. Просрочено исполнение заказов
  11. Заказы поставщикам
    1. Всего заказов в работе
    2. На сегодня
    3. Просрочено исполнение нами
    4. Просрочено исполнение поставщиком
  12. Заявки на возврат товаров от клиентов
    1. Всего заявок в работе
    2. На сегодня
    3. Просрочена оплата по заявкам
    4. Просрочено исполнение заявок
  13. Заявки на оплату
    1. Заявки к утверждению
    2. Утверждение просрочено
  14. Инвентаризации товаров
    1. Распоряжения к выполнению
  15. Индивидуальные соглашения с клиентами
    1. Соглашения на согласовании
    2. Просроченные соглашения
  16. Коммерческие предложения клиентам
    1. Всего предложений в работе
    2. Просроченные предложения
  17. Отчеты комиссионеров
    1. Требуется оформить
  18. Отчеты комитентам
    1. Требуется оформить
  19. Оформление складских актов
    1. Основания к оформлению
  20. Перемещения товаров
    1. Распоряжения на оформление в работе
    2. Документы к отгрузке
  21. Распоряжения на отгрузку
    1. Распоряжения к исполнению
  22. Распоряжения на поступление
    1. Распоряжения к исполнению
  23. Сделки с клиентами
    1. Всего сделок в работе
  24. Соглашения с поставщиками
    1. Соглашения на согласовании
    2. Просроченные соглашения
  25. Типовые соглашения с клиентами
    1. Соглашения на согласовании
    2. Просроченные соглашения
  26. Электронные документы
    1. Документы на подпись

Задачи нижнего уровня выводятся в виде гиперссылок, при нажатии на которые открывается форма, расшифровывающая выбранный показатель (например, список открытых заказов клиентов с отбором по текущему пользователю).

Итак, в этой статье мы рассмотрели инструменты конфигурации «1С:Управление торговлей 11», предназначенные для повышения эффективности работы пользователей при помощи ведения списка заметок и напоминаний.

Читайте также:  Как настроить outlook 2007 для yandex почты

Автор статьи, Василий Ханевич.

Источник



Работа с напоминаниями или как не забыть о важном (на примере «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3)

Время чтения: 7 мин.

Основная задача работы с напоминаниями заключается в фиксации задач бухгалтера в программе с целью дальнейшего напоминания. Использование данного механизма позволяет создавать не только напоминания разового характера, но и напоминания по заданному расписанию с определенной периодичностью.

Для того чтобы включить работу с напоминаниями в информационной базе, необходимо поставить галочку «Напоминания» (Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений).

После включения данной настройки во многих документах появляется кнопка, с помощью которой можно перейти к созданию напоминаний.

При этом стоит обратить внимание, что напоминания сохраняются только для того пользователя, который непосредственно их создал.

Напоминания могут выводиться относительно предмета, времени, а также периодически. Рассмотрим более подробно каждый из вариантов.

Первый вариант «относительно предмета» позволяет установить срок касаемо определенного объекта с указанием «за» какое время необходимо напомнить и «до» — выбор объекта, относительно которого формируется напоминание.

Поскольку дата 21.08.19 уже прошла, программа предлагает тот же день, только уже следующего года. Если же дата не указывается, то будет применяться текущее значение выбранного реквизита.

Удачным примером применения данного способа может быть напоминание об окончании действия какого-либо сертификата, категории, срока действия трудового договора, что влияет на изменение условий оплаты труда сотрудников.

Если выбираем второй вариант «периодически», то нужно задать определенное расписание (день недели или же создать свое удобное расписание).

Предположим, у пользователя есть задача проверить остатки отпусков до конца этого года. Для удобства, исходя из своего графика работы, пользователь уделяет этой задаче по одному часу в день по вторникам. Тогда в создании напоминания нужно выбрать «по заданному расписанию» и на вкладках «Общие», «Дневное», «Недельное», «Месячное» указать расписание напоминаний. Подсказка для пользователя – вывод текста в нижней части окна после установки той или иной галочки либо же даты, дня месяца.

Третий вариант «в указанное время» дает возможность указать день (дата) и время.

Итак, предположим, что нам заранее было неизвестно, какое время сотрудник будет работать по данному графику, и через определенное время поступила информация о том, что необходимо напомнить в конце года об изменении условий работы на общем собрании, для этого создадим напоминание. Тогда в окне с созданием напоминания пишем произвольный текст (тот, который хотим видеть в напоминании), выбираем Напомнить «в указанное время», ставим дату и время (в заданный день и время у пользователя появится окно с напоминанием об изменении графика работы).

Четвертый вариант «через» предусматривает напоминание по истечении определенного времени (от 5 минут до 2 недель).

Отсчет времени идет от рабочего времени компьютера, т.е. если при создании напоминания время 09:06, то при выборе «через 2 недели» отобразится соответствующая дата и время 09:06.

Еще интересной особенностью работы с напоминаниями можно назвать напоминание о дне рождении сотрудника. Чтобы не забыть поздравить коллегу, нужно зайти в карточку сотрудника и нажать на «колокольчик», в открывшейся форме выбрать количество дней до дня рождения, когда необходимо напомнить о событии.

Если же необходимо создать напоминание относительно нескольких или всех сотрудников, то нужно зайти в справочник «Сотрудники» и выбрать один из трех вариантов:

1) выделить нужных сотрудников, удерживая кнопку «Ctrl», нажимая на нужные строки;

2) выделить несколько подряд идущих строк с сотрудниками, удерживая кнопку «Shift»;

3) выделить весь список сотрудников, удерживая комбинацию клавиш «Ctrl + A».

После чего нажать на кнопку с созданием напоминания «Напоминать о дне рождения».

Все созданные пользователем напоминания можно увидеть в разделе «Главное», здесь также можно создать новое напоминание, скорректировать ранее созданное либо удалить его.

Читайте также:  Как настроить vpn в ноутбуке

Также стоит отметить, что пользователи с полными правами могут видеть напоминания всех пользователей, создавать новые напоминания или посредством копирования одного из напоминаний создавать такое же, но уже для другого пользователя.

Если Вы работаете в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) и решили оптимизировать свою работу, перестав пользоваться стикерами и блокнотами, то смело можете использовать механизм напоминаний, чтобы не забыть что-то важное!

Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

Источник

Как настроить напоминания в БП 3.0?

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 на начальной странице есть список задач по уплате налогов, взносов и сдаче отчетности, можно ли добавить свои задачи?

ОТВЕТ специалиста линии консультаций:

Начиная с версии 3.0.81, разработчики добавили возможность создавать напоминания в программе для себя и других пользователей. Для того, чтобы включить эту возможность, необходимо поставить флажок «Мои задачи» в разделе «Администрирование – Настройки программы – Органайзер – Мои задачи». Также есть возможность включить уведомления по почте о просроченных или новых задачах.

После этого на начальной странице появится новый блок «Мои задачи».

По синей ссылке «Все мои задачи» внутри блока «Мои задачи» можно перейти в список задач и добавить новую. При создании можно указать важность, срок выполнения, статус, а также кому из сотрудников адресована задача. Обратите внимание, что при переключении флага на «Исполнителю», открывается справочник Пользователей базы.

В списке «Мои задачи» можно устанавливать отбор по поставленными нами задачам, а также задачам, которые направили нам другие сотрудники, по статусу выполнено/не выполнено/отменено, либо просмотреть все задачи по кнопкам «Все». Выполненные в срок задачи подсвечиваться не будут, просроченные задачи будут подсвечиваться красным, задачи на сегодня – зеленым, а важные будут выделены жирным шрифтом.

Если мы ставим задачу исполнителю, то у данного пользователя в программе появится блок «Мои задачи» на начальной странице, где будет указана созданная нами задача.

Для того, чтобы указанному исполнителю пришло сообщение на электронную почту о новой задаче, нужно:

1. В разделе «Администрирование – Настройки программы – Органайзер» настроить учетную запись электронной почты, с которой будет происходить отправка сообщений, и поставить флаг «Уведомлять исполнителей о новых задачах по почте», затем настроить расписание по одноименной ссылке.

2. Проверить наличие адреса электронной почты у пользователя, которому должно прийти уведомление о новой задаче. Это можно сделать в разделе «Администрирование – Настройки программы – Настройки пользователей и прав – Пользователи». В карточке нужного пользователя перейти на вкладку «Адреса, телефоны» и проверить электронную почту.

Если все настройки выполнены корректно, исполнителю задачи Ларионовой С.В. на электронную почту придет сообщение:

Источник

Совет: Как создать напоминания относительно документов в 1С 8.3?

Функция напоминаний интегрирована во многие типовые конфигурации 1С 8.3. Благодаря ей вы можете держать на контроле самые важные процессы и документы, не опасаясь забыть о каких-либо этапах, требующих вашего внимания.

Рассмотрим возможности функции на примере конфигурации 1С:Управление торговлей 11. Во-первых, убедитесь, что функция напоминаний активирована в разделе «Администрирование», пункт «Органайзер».

Например, вам нужно проконтролировать этап отгрузки товара в базе 1С:Предприятие 8.3. Для этого вы можете из заказа покупателя создать напоминание.

Создаете напоминание с нужными условиями: напоминание относительно предмета и указываете время до желаемой отгрузки, за которое вы хотите получить напоминание.

В результате, в указанное время вы увидите всплывающее окно, которое не позволит вам работать с программой, пока вы его не отключите.

На этом все. Надеемся, что наш совет сделает вашу работу легче и эффективнее.

Пройдите курсы 1С и Вам больше не понадобятся советы и руководства!

Источник