Меню

Как настроить электронную счет фактуру

Электронные счета-фактуры (ЭСФ)

Теперь подписывать документы стало еще легче! Настройте обмен электронными счетами — фактурами и сэкономьте время и ресурсы.

Обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) осуществляется с помощью государственной информационной системы (ИС).

Возможности электронных счетов-фактур:

  • Прием счетов-фактур, выписанных в учетных системах налогоплательщиков;
  • Отправка счетов-фактур контрагентам;
  • Обмен сообщениями в информационной системе ЭСФ между участниками;
  • Отзыв ранее выписанного ЭСФ;
  • Аннулирование ранее выписанного ЭСФ;
  • Выписка дополнительного ЭСФ.

Хотите сэкономить время и ресурсы?

В стоимость услуги включается:

  • Установка информационной системы для обмена электронными счетами-фактурами;
  • Настройка обмена ИС ЭСФ;
  • Обучение и консультация по работе с электронными счетами-фактурами.

Звоните прямо сейчас и узнайте подробности у наших менеджеров.

*Для настройки автоматического обмена необходимо:

  • Получить ЭЦП в ЦОНе на руководителя организации как на юр.лицо и на руководителя организации как физ.лицо. Если бухгалтер имеет право подписи счетов-фактур, тогда и на бухгалтера как на физ.лицо.
  • Зарегистрироваться в системе ИС ЭСФ
  • Иметь в наличии действующий договор на ИТС.

Источник



Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления

Электронный счет-фактура, выставленный согласно принятому порядку, обладает юридической значимостью, как и бумажный вариант. Что необходимо учитывать в работе с такими документами?

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

  1. Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы.
  2. В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.
  3. После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

  1. Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Настройка ЭСФ в 1С

Для работы с электронными счетами фактурами, отправки и принятия, необходима регистрация на портале ИС ЭСФ (https://esf.gov.kz:8443/esf-web/login). Для регистрации вам понадобятся ключи ЭЦП (электронно-цифровая подпись), которые вы можете получить в ЦОН, предварительно оформив заявку. После регистрация, при авторизации на портале, потребуется вводить данные ЭЦП и данные логина (ИИН) и пароль.

В 1С есть модуль, напрямую работающий с порталом ИС ЭСФ, благодаря которому, можно совершать обмен счетами фактурами, их отправку и получения. Для включения модуля, перейдите в 1С, «Администрирование-Общие настройки».

Выберите вкладку «Электронные счета-фактуры – Помощник настройки электронных счетов-фактур».

Перед вами откроется окно настроек ЭСФ. Нажмите кнопку «Далее».

В следующем окне поставьте галочку «Прямой обмен с ИС ЭСФ». Нажимаем «Далее».

Далее происходит установка криптографических ключей. Если криптографические ключи установлены и работают, загорится галочка зеленого цвета, говорящая о том, что библиотека получена и готова к использованию.

Следующим этапом происходит настройка параметров подключения к порталу ИС ЭСФ. Если настройки правильные, то сервер ИС ЭСФ и Версия ИС ЭСФ, будут доступны.

Теперь приготовьте ключи ЭЦП и данные логина и пароль доступа к порталу ИС ЭСФ. Переходим к настройке пользователей электронными счетами-фактурами. Создаем пользователя.

Выбираем ключ ЭЦП со значением «AUTH», для авторизации, вводим пароль.

Далее, вводим имя для входа (ИИН) и пароль от портала ЭСФ. Выбираем организацию, для которой настраиваем обмен с порталом ИС ЭСФ.


Наш модуль ЭСФ готов к использованию. Нажимаем кнопку «Далее» и закрываем помощник настройки.

После этого в вашей базе 1С, появится вкладка Электронные счета-фактуры (выданные) –подсистема «Продажи», и кладка ЭСФ (полученные), в подсистеме «Покупка».


В полученных ЭСФ, есть кнопка «Получить», нажав ее и выбрав пользователя ЭСФ, вы можете получить счета-фактуры от ваших поставщиков. Кнопка «Обновить», обновляет статусы ЭСФ.



В выданных электронных счетах-фактурах, есть аналогичные кнопки. Только вместо «Получить», есть кнопка «Отправить», с помощью которой, происходит отправка выбранных ЭСФ.

Мы надеемся наша статья была полезной. Желаем успехов!

Бухгалтер-консультант компании «ITSheff» Смирнова Е.А.

Источник

Разбираем подробно, как выписывать электронные счета-фактуры

В настоящее время существует нормативная база, регулирующая работу с электронными документами. Контролирующие и налоговые органы всё чаще выступают инициаторами предоставления отчётных, налоговых документов через Интернет.

Порядок использования электронных счетов-фактур (ЭСФ) определяется Министерством финансов и Федеральной налоговой службой Российской Федерации. Технические услуги по осуществлению электронного документооборота может предоставлять только официально зарегистрированный оператор электронного документооборота (ЭДО). Все передаваемые документы содержат идентификатор оператора. Перечень официальных ЭДО можно найти на сайте ФНС. Их деятельность регламентируется Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@.

В чём особенности?

Формат ЭСФ утверждён Приказом ФСН России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.

В понятие электронных счетов включают:

Отличия электронного счёта-фактуры:

  • ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
  • ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.

Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Как работать?

Перед началом работы нужно выбрать официального ЭДО и заключить с ним договор. Участникам необходимо иметь сертификат ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

Регистрация пользователя в системе

  1. Активируем на сайте режим регистрации. В форме выбираем из предлагаемых вариантов подходящий: Руководитель юридического лица, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо.
  2. Затем необходимо подтвердить сертификат ЭЦП: найти и выбрать документ в компьютере, активировать сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). Система даст подтверждение об успешной проверке сертификата и автоматически заполнит данные в регистрационной форме (ФИО, адрес, ИИН, e-mail, БИН и название предприятия).
  3. В соответствующее поле вводим пароль, сгенерированный системой. Переходим по ссылке, отправленной на e-mail. Затем нужно подписать соглашение о пользовании системой. Для подписи соглашения активируем сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). После этого система подписывает соглашение ЭЦП пользователя. Регистрация успешно завершена.

Аутентификация

Процедура аутентификации предусматривает:

    Пользователь входит в систему как руководитель предприятия.

Сотрудник переходит по ссылке, полученной на e-mail. Проходит аутентификацию, используя свой профиль.

  • Руководитель в таблице сотрудников выбирает пользователя, которому будет выдана доверенность. В разделе “Полномочия” обозначает нужный пункт, выбирает срок действия полномочий. Система открывает форму доверенности. Руководитель активирует подписание документа сертификатом ЭЦП. Права назначены (узнать о том, почему не подписываются электронные счета-фактуры и как работать с сертификатом ключа проверки, можно здесь).
  • Сотрудник проходит аутентификацию, войдя в систему через профиль пользователя, которому были назначены права. Операции в рамках доверенных полномочий доступны для исполнения. При необходимости можно использовать функции блокировки и разблокировки полномочий.
  • Пользователь, прошедший процедуру аутентификации, обнаруживает в программе, как выписывать ЭСФ.

    Создание

    Для того чтобы создать ЭСФ, пользователь проходит аутентификацию, войдя в систему через доступный ему профиль.

    Создание счета-фактуры предусматривает:

    1. Выбираем функцию “Создание счёта-фактуры”. На экране появляется форма. Заполняем пункты от А до I. В ходе заполнения система автоматически проверяет данные.
    2. Переходим в режим подписания и отправки. В окне выбора нужно отметить сертификат ЭЦП, который будет использован для подписи ЭСФ. После завершения процедуры появится сообщение о том, что документ успешно подписан и находится на обработке. Разбираем, как отправить его в электронном виде. Созданный ЭСФ отображается в разделе “Отправленные” в подразделе “Не просмотренные”.

    После открытия документу присваивается статус “Доставленный”. У получателя ЭСФ теперь находится в подразделе “Обработанные”.
    После доставки оператором у отправителя счёт-фактура будет отображаться в разделе “Отправленные” в подразделе “Переданные” со статусом “Доставленный”.

    В системе можно выписать исправленный или корректировочный электронный счет-фактура.

    Узнать больше о правилах заполнения электронной счет-фактуры, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

    Присвоение статуса

    Для присвоения статуса счету-фактуре необходимо:

    1. Для присвоения статуса полученному документу выбираем в разделе “Полученные” в подразделе “Обработанные” или “Не просмотренные” нужный документ.
    2. После нажатия соответствующей кнопки ЭСФ получает пользовательский статус “Принятый” / “Отклонённый”, который также отображается у отправителя.

    Отзыв

    1. В разделе “Отправленные” выбираем документ.
    2. При активации режима “Отозвать” появляется форма, в которой нужно указать причину отзыва.
    3. Затем используем функцию “Подписать и отправить”.

    После процедуры подписи ЭСФ будет отображён в разделе “Отправленные” в подразделе “Отозванные”. Получатель увидит его в разделе “Полученные” подразделе “Отозванные” вместе с указанием причины отзыва. Если к отозванному счёту-фактуре был выписан дополнительный ЭСФ, он тоже будет отозван.

    Импорт

    Подготовительные действия аналогичны как при создании ЭСФ.

    1. Активируем режим импорта. В форме “Импортировать счёт-фактуру” выбираем XML файл и загружаем его. В форме импорта после окончания загрузки отобразится количество загруженных счетов-фактур и ошибочных (если такие имеются) вместе с описанием ошибок.
    2. Закрываем форму импорта. Отображается журнал ЭСФ. В разделе “В работе” подразделе “Импортированные” открываем документ. Далее нужно активировать подписание и отправку ЭСФ. После подписания с использованием сертификата ЭЦП система производит форматно-логический контроль (ФЛК). При положительном результате ЭСФ отображается в “Отправленные” “Не просмотренные”.

    Журнал

    Система автоматически сортирует документы по следующим разделам и подразделам:

    • “Отправленные” имеет подразделы: “Не просмотренные”, “Переданные”, “Исправленные”, “Дополнительные”, “Аннулированные”, “Отозванные”.
    • “Полученные” содержит: “Не просмотренные”, “Обработанные”, “Аннулированные”, “Отозванные”, “Принятые”, “Отклонённые”.
    • “В работе”: “Черновики”, “Импортированные”, “Ошибочные”.

    В журнале доступна функция поиска, печать формы ЭСФ и журнала.

    Представление в контролирующие органы

    Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

    Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.

    Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.

    Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут).

    Полезное видео

    Предлагаем посмотреть видео о том, какие операции можно делать с электронным счетом-фактурой:

    Источник

    Читайте также:  Как настроить смарт часы smart watch user manual

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Закажите услугу «Настройка электронных счетов-фактур» 17 400 тенге