Меню

Аутлук как настроить архивную папку

Настраиваем архивацию писем в Outlook

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Однако, чтобы освободить место, не обязательно удалять все письма. Наиболее важные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в этой инструкции.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Источник



Локальный архив писем в MS Outlook

Анатолий Опарин / январь, 2019

Локальный архив можно организовать в PST формате в виде личных папок.

Причины, почему это рекомендуется делать:

  • Освобождение места на почтовом сервере. Личные папки следует использовать при получении от системного администратора уведомлений о том, что размер почтового ящика приближается к предельно допустимому.
  • Более эффективное документирование. Используйте личные папки для хранения сообщений, необходимых для профессиональных или личных целей. Хранилище PST позволяет поддерживать «документальный след».
  • Переносимость. Личные папки можно использовать для переноса или копирования сообщений с одного компьютера на другой, а также для резервного копирования.
Читайте также:  Как настроить приложение мтс банк

Следует помнить, что после переноса сообщения в личный архив оно удаляется с почтового сервера и за его сохранность уже отвечаете вы сами.

Какие действия вам следует предпринять, чтобы перенести сообщени(е|я) в личный архив:

❶ Создать файл данных (PST файл). Это и будет вашим локальным архивом.
– перейти на панель меню «Главная»;
– нажать кнопку «Создать элемент» и выбрать «Другие элементы ➞ Файл данных Outlook»;
– в поле «Имя файла» дать название файлу, которое будет являться именем вашего архива, например, «МойАрхив»;
– нажать кнопку [Ok];
– на сайдбаре слева появится новый раздел с именем «МойАрхив», в котором уже будут находиться две пустые папки «Удаленные» и «Папки поиска».
❷ Создать в архиве папку или папки для поддержания структуры переносимых писем.
– кликнуть на название раздела «МойАрхив» правой кнопкой мыши и выбрать «Создать папку»;
– в появившемся пустом поле написать название новой папки, например, «Моя Папка» и нажать клавишу [Enter];
– таким способом вы сможете создавать новые папки и подпапки.
❸ Перенести в папку архива письма с сервера. Просто перетащить с помощью мыши.

  • Где искать файл архива *.psd при необходимости: c:\Users\ \Documents\Файлы Outlook\
  • Если удалять письма из локальной папки «МояПапка», то они будут перемещаться в папку «МойАрхив ➞ Удаленные».
  • Если архивировать письма по кнопке , то они будут перемещаться в папку «Архив» на сервере, а не на вашем компьютере.

(При перепечатке ссылка на оригинал статьи обязательна)

Источник

Архивация в Outlook для Windows

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке «Архив». Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, таких как «Входящие», «Отправленные» и «Удаленные». Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке «Архив».

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив» или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки «Архив» для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку «Архив» с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, воспользуйтесь серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или архивацией элементов вручную.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку «Архив» без их удаления можно использовать кнопку «Архивировать» в группе «Удалить» на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку «Архив». По умолчанию при вводе условия в поле «Поиск» Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.

Элементы по-прежнему доступны на телефоне или другом устройстве в папке «Архив».

Архивация элементов в Outlook

Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.

В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Читайте также:  Повторитель беспроводного сигнала tp link re450 как настроить

Сообщения будут перемещены в папку «Архив». Если вы архивировали сообщение по ошибке, перейдите в папку «Архив» и переместите его обратно в папку «Входящие».

Примечание. Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно.

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку «Архив» при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку «Архив»?

Папка «Архив» находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой «Архив», сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке «Архив».

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке «Входящие».

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки «Входящие» сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки «Входящие» и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки «Архив», выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Читайте также:  Как настроить время в шерхане

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.

Источник

Аутлук как настроить архивную папку

Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше изучение почтовых программ. На своей практике я их видел огромное количество, и могу точно сказать, что лучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да именно он, так как кроме него с большим количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошлый раз мы с вами решили проблему с нерабочим поиском, сегодня же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

Архивация outlook, для чего это нужно

Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы хотел вас с ним поближе познакомить. Основным назначением данной функции является отделение старых писем от основного профиля почты (файл ost или pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

  • Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
  • Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
  • Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

  • Очистить почтовый ящик
  • Удалять старые элементы

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Источник